Politique de confidentialité des informations personnelles chez Frilans France.

La protection des données personnelles de nos travailleurs indépendants et de nos clients a toujours été importante pour nous. Nous voulons que vous soyez sûr(e), en tant que personne concernée, de la manière dont vos données personnelles sont traitées. Grâce à ce document, nous souhaitons vous expliquer comment nous recueillons et traitons vos données personnelles et quelles sont la finalité de cette collecte et sa durée de conservation. Nous souhaitons également vous renseigner sur vos droits et sur la façon de les faire valoir.

Responsable du traitement des données personnelles

Invoicery France SAS. (ci-après désignée par « Invoicery France », « nous »), dont le numéro d’immatriculation est 811 735 208, est responsable des données personnelles traitées au sein de la société. Frilans France définit l’objectif du traitement et ses modalités.

Les coordonnées du responsable du traitement des données personnelles et du délégué à la protection des données se trouvent à la fin de la présente politique de confidentialité.

Qu’est ce qu’une donnée personnelle et qu’entendons nous par traitement des données personnelles ?

Les données personnelles sont des informations qui se rapportent directement ou indirectement à une personne physique en tant qu’utilisateur existant. Des exemples de données personnelles sont le nom, le numéro de sécurité sociale, le courrier électronique, les numéros de téléphone, les images et l’adresse IP. Par traitement des données personnelles on entend tout type de gestion de ces données comme leur collecte, enregistrement, stockage, transfert et suppression.

Quel type de données personnelles traitons-nous ?

Invoicery France traite de nombreuses données personnelles dont la nature dépend de la raison pour laquelle vous êtes entré(e) en contact avec nous.

Nos travailleurs indépendants :

Si vous travaillez pour Invoicery France en tant qu’indépendant, dans le sens où vous avez un travail à durée déterminée et vous facturez grâce à nos services et non pas au nom de votre propre entreprise, les données personnelles nécessaires dans le cadre de votre emploi feront l’objet d’un traitement par nos services. Par exemple, votre nom, votre numéro de sécurité sociale, votre adresse, votre courrier électronique, vos coordonnées bancaires, les reçus de vos dépenses, vos certifications ainsi que votre correspondance. Le traitement de ces informations est nécessaire pour votre embauche, pour faire respecter nos obligations réglementaires, pour l’exécution du contrat conclu avec le client auprès duquel vous avez réalisé votre mission et pour la gestion de toute question vous concernant ou concernant le client dans le cadre de l’assistance que vous lui fournissez. Ceci aussi bien dans votre intérêt que dans celui du client (services au client), afin de respecter les normes institutionnelles et de pouvoir vous proposer nos services.

Clients et fournisseurs :

Si vous êtes l’un de nos clients dans la mesure où l’un de nos collaborateurs indépendants a réalisé une mission pour votre compte ou si vous êtes l’un de nos fournisseurs, votre nom, votre numéro de sécurité sociale, votre adresse, votre courrier électronique, votre numéro de téléphone et votre correspondance feront l’objet d’un traitement par nos services. Nous traitons ces données personnelles afin de pouvoir exécuter le contrat qui nous lie, pour que nous puissions faire respecter nos obligations légales et protéger à la fois nos intérêts juridiques et ceux de nos travailleurs indépendants.

Comment les données personnelles sont-elles collectées et à partir de quelles sources ?

Nous collectons les données vous concernant lorsque vous vous enregistrez sur notre site internet et lorsque vous créez une facture. Nous enregistrons les informations que vous entrez dans notre système. Par exemple, votre nom, votre numéro de sécurité sociale, votre courrier électronique et l’intitulé de votre poste. Si vous avez obtenu votre poste chez nous par l’intermédiaire de clients avec lesquels nous entretenons une relation contractuelle, nous collectons les informations correspondantes directement auprès du client. Tout au long de votre carrière professionnelle chez nous, des informations supplémentaires vous concernant sont générées dans notre système, par ex., vos bulletins de paie, vos identifiants d’employé et vos données de vérification. Nous collectons également des informations vous concernant lorsque vous nous contactez pour des questions relatives à votre activité chez nous comme votre correspondance, vos congés maladie, vos certifications etc.

Outre les informations que vous-mêmes nous fournissez ou celles que nous avons collectées lorsque vous avez utilisé nos services ou à l’occasion des communications que vous échangez avec nous, nous collectons également des informations vous concernant par le biais de tiers.

Nous collectons également les informations vous concernant par le biais des cookies envoyés par notre site Internet.

Comment utilisons-nous ces informations ?

Nous pouvons utiliser vos données personnelles seulement si la législation en vigueur nous le permet, donc dans un cadre juridique. Pour que le traitement de vos données personnelles soit légal, il faut que l’une des conditions suivantes soit remplie :

Le traitement est indispensable à l’exécution du contrat qui nous lie à vous

Le traitement est indispensable au respect d’une de nos obligations légales.

Le traitement est indispensable à la protection des intérêts légitimes de Invoicery France et pour garantir que vos intérêts relatifs à la protection de la confidentialité ne prévalent pas sur les premiers (équilibre des intérêts).

Les finalités et le fondement légal du traitement des données sont listés ci-dessous.

Finalités

Afin de pouvoir proposer aux particuliers des services qui leur donnent la possibilité de facturer sans disposer d’un statut d’entrepreneur.

Catégories de données personnelles

Nom, numéro de sécurité sociale, adresse, courrier électronique, votre numéro de téléphone, vos identifiants d’employé, vos coordonnées bancaires, l’intitulé de votre poste, vos certifications, vos accréditations, les informations relatives à votre salaire, vos frais de séjour et d’autres indemnités de retraite, celles relatives à votre assurance, vos congés maladie, vos horaires de travail, votre correspondance, vos photos et d’autres informations utilisées normalement dans le cadre de votre activité professionnelle.

Exemple de traitement des données

Identification.

Informations sur les dossiers de crédit afin de pouvoir les examiner pour savoir si nous pouvons octroyer des crédits à un travailleur indépendant et à un client sous forme d’avance sur salaire.

La vérification des qualifications professionnelles et d’une couverture d’assurance adéquate.

Le paiement et la gestion du salaire et des indemnités, le remboursement des frais et les procédures de saisie-arrêt.

Fondement légal : Exécution du contrat et respect des obligations légales.

Le traitement est indispensable à la stipulation et à l’exécution de notre contrat de travail avec les travailleurs indépendants ainsi qu’à la gestion du contrat. Le traitement est donc indispensable à l’application de nos obligations légales en tant qu’employeur vis-à-vis des travailleurs indépendants et de tiers.

Finalités

Afin d’exécuter le contrat avec notre client concernant la mission réalisée par le travailleur indépendant.

Catégories de données personnelles

Nom, adresse, courrier électronique, numéro de téléphone, numéro de sécurité sociale, numéro d’immatriculation de la société (par ex., pour les entreprise individuelles), la correspondance, les informations relatives à la facturation, les informations relatives au contrat, la référence cadastrale.

Exemple de traitement des données

Élaboration et signature du contrat de services.

Gestion et envoi des factures au client pour les services fournis.

Fondement légal : Exécution du contrat.

Le traitement est indispensable à la stipulation et à l’exécution du contrat avec notre client.

Finalités

Afin de faire respecter nos obligations légales.

Catégories de données personnelles

Nom, adresse, adresse mail, numéro de sécurité sociale, identifiants employé, intitulé du poste, informations relatives au salaire, indemnités/frais, informations sur la retraite, les horaires de travail et d’autres informations auxquelles on a normalement accès dans le cadre d’une activité professionnelle.

Exemple de traitement des données

Comptabilité et déclaration d’impôts, cotisations sociales, TVA etc.

Déclaration des quotités de temps de travail à la Caisse d’assurance maladie.

Délivrance de l’attestation de l’employeur.

Fondement légal : Obligations légales.

Le traitement est indispensable au respect de nos obligations légales conformément à la législation en vigueur ou à d’autres dispositions règlementaires, prescriptions administratives, décisions, exigences, raisons fiscales et obligations liées à nos responsabilités en tant qu’employeur.

Finalités

Afin de pouvoir gérer toute question relative à l’assistance fournie au client (service clients).

Catégories de données personnelles

Nom, numéro de sécurité sociale, adresse postale, adresse mail, numéro de téléphone, correspondance, informations relatives à la facturation, informations concernant le contrat, informations sur le salaire, informations techniques relatives aux ordinateurs et aux navigateurs et ainsi de suite.

Exemple de traitement des données

Toutes communications et correspondance avec les travailleurs indépendants, les clients et les parties prenantes par téléphone, par courrier électronique, via chat ou à travers les réseaux sociaux.

Réponse aux demandes de renseignement, gestion des réclamations et des différends, conseil, assistance technique et ainsi de suite.

Fondement légal : Exécution du contrat et intérêts légitimes.

Le traitement est indispensable à l’exécution du contrat que nous concluons avec les travailleurs indépendants et celui que nous concluons avec le client. Le traitement est en outre indispensable pour satisfaire notre intérêt et celui des parties contractantes de garantir une assistance clients satisfaisante.

Finalités

Afin de proposer nos services par un marketing direct et un remarketing.

Catégories de données personnelles

Nom, adresse postale, numéro IP, informations techniques concernant les ordinateurs et les navigateurs.

Exemple de traitement des données

Opérations de marketing direct par courrier électronique.

Utilisation de cookies lors de la visite de notre site internet pour un remarketing sur d’autres sites.

Fondement légal : Intérêt légitime.

Le traitement est indispensable à la protection des intérêts légitimes de Frilans France à commercialiser ses services déjà existants ou nouveaux et à fournir des informations sur les actualités.

Avec qui pourrons-nous partager vos données personnelles ?

Dans certains cas, nous pourrons partager vos données personnelles avec d’autres personnes juridiques.

Société faisant partie du même groupe que Invoicery France

Puisque au sein de notre groupe nous avons des fonctions centralisées, nous sommes susceptibles de partager vos données personnelles avec d’autres sociétés du même groupe.

Autres personnes juridiques étant chargées d’assurer de manière indépendante la protection des données personnelles

Nous partageons vos données personnelles avec d’autres responsables indépendants chargés de leur protection, par ex. des entreprises ou des autorités pouvant décider de quelle manière les informations qui ont été mises à leur disposition seront traitées. Lorsque les données personnelles sont partagées avec d’autres responsables indépendants, ces derniers doivent eux-aussi se conformer aux politiques de confidentialité et aux procédures qui garantissent la protection des données.

Les responsables indépendants des données personnelles avec lesquelles nous pourrons partager vos données sont :

Les autorités gouvernementales, comme le Régime générale de sécurité sociale et la Police, si la loi nous l’impose, afin d’assumer nos responsabilités en tant qu’employeur ou en cas de suspicion d’infraction.

Les sociétés ou autres personnes juridiques chez qui vous avez effectué des missions en tant qu’indépendant, afin de pouvoir exécuter le contrat que vous avez conclu avec nous en tant qu’indépendant et notre contrat avec le client

Sous-traitant

Afin de pouvoir proposer nos services et respecter nos engagements conformément au contrat que nous avons stipulé avec vous, nous partageons certaines de vos données personnelles avec des sociétés qui nous aident pour ce qui relève, entre autre, du marketing direct, des solutions informatiques, de la collecte des informations et ainsi de suite. Ces entreprises sont nos responsables du traitement des données et nous sommes liées à celles-ci par un contrat qui les obligent à garantir que vos données personnelles sont traitées de manière conforme aux instructions et uniquement dans le but pour lequel elles ont été collectées.

Fournisseurs situés dans des pays tiers

Nous nous efforçons constamment de garder toutes les données personnelles que nous traitons au sein de l’UE/SEE. Cependant, certains de nos fournisseurs exercent leurs activités en dehors de cette espace, c’est-à-dire dans un pays tiers. Lorsque nous transférons vos informations personnelles vers un pays tiers, nous prenons des mesures de protection adéquates afin de nous assurer que le niveau de protection est le même qu’au sein de l’UE/SEE. Un exemple de ces mesures sont des codes de conduite approuvés dans le pays de destination, des clauses contractuelles types, des règles contraignantes internes à l’entreprise et le « Privacy Shield ».

Pendant combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Nous conservons vos données personnelles tant que c’est nécessaire à la finalité pour laquelle elles ont été collectées. Les informations que nous collectons et qui sont générées lorsque vous utilisez nos services sont traitées avec plusieurs finalités, voilà pourquoi elles sont conservées pendant des durées différentes selon leur utilisation et conformément à nos obligations légales. Elles peuvent être conservées aussi longtemps que nos responsabilités vis-à-vis de vous en tant qu’employeur le requièrent, ceci afin de pouvoir gérer toute réclamation de la part de votre commettant ou pendant la durée de conservation prévue par la législation en vigueur, par exemple la loi comptable.

De quelle manière protégeons-nous vos données personnelles ?

Nous prenons des mesures de sécurité techniques et obligatoires pour nous assurer que toutes les informations que nous traitons sont protégées de tout accès illicite ou non autorisé, mais aussi de tout perte, toute destruction ou autre préjudice. Seuls les administrateurs qui s’occupent de notre système ont accès à vos données personnelles et le traitement de ces informations est strictement régulé par les documents de politique interne.

Quels sont vos droits en tant que personne concernée

En tant que personne concernée et conformément à la législation en vigueur, vous avez un certain nombre de droits liés au traitement que nous faisons de vos données personnelles. Veuillez trouver ci-dessous vos droits et ce qu’ils impliquent. À la fin de ce document, vous trouverez des coordonnées qui pourront vous être utiles au cas où vous voudriez faire valoir vos droits.

Nous allons gérer votre demande sans retards non justifiés et dans le mois, normalement. Veuillez remarquer que nous pourrions avoir besoin d’informations supplémentaires afin de vérifier votre identité et nous assurer que la demande provient de la bonne personne.

Droit d’accès (extrait du registre)

Vous avez le droit d’exiger des informations sur les données personnelles que nous traitons, c’est-à-dire un extrait du registre des traitements. Toute demande d’un extrait du registre devra être faite par écrit, devra être signée par vous-même et envoyée à l’adresse qui se trouve à la fin du présent document. L’extrait du registre sera envoyé à votre domicile.

Droit à l’accès

Si les données personnelles qui se rapportent à vous sont erronées, vous avez le droit de demander leur rectification. Vous avez également le droit de les compléter avec les informations manquantes et qui sont importantes pour la finalité pour laquelle elles sont traitées. Vous avez également la possibilité de mettre à jour vous-même vos informations en vous connectant à votre compte.

Si des données personnelles sont rectifiées sur votre demande, nous en informerons les personnes auxquelles nous les avons fournies, toutefois cela ne s’appliquera pas au cas où une telle notification s’avérerait impossible ou comporterait des démarches techniquement trop complexes. Sur votre demande, nous vous informerons également des personnes à qui nous aurons confié vos données

Droit à l’oubli

Vous avez également le droit de demander que vos données soient complètement supprimées. Il existent des cas déterminés dans lesquels les données personnelles doivent être supprimées, ce sont les suivants :

lorsque les données ne sont plus nécessaires pour les finalités pour lesquelles elles ont été collectées ;

lorsque le traitement est fondé uniquement sur le consentement et celui-ci est révoqué ;

lorsque le traitement a pour but le marketing direct et vous vous opposez à ce type de traitement ;

si vous vous opposez à un traitement juridiquement fondé sur un équilibre des intérêts et s’il n’y a pas de motif légitime qui l’emporte sur votre intérêt ;

si le traitement des données personnelles viole la législation en vigueur ;

si la suppression des données est indispensable afin qu’une obligation légale soit respectée ;

si les données personnelles collectées concernent un enfant d’âge inférieur à 13 ans dont vous avez la responsabilité parentale et si la collecte est effectuée dans le cadre d’une offre de services de la société de l'information.

Il peut y avoir des obligations légales qui nous empêchent de supprimer certaines de vos informations personnelles. Ces obligations peuvent découler par exemple de la réglementation comptable, de la législation fiscale ou des lois protégeant les droits des consommateurs. Il peut également arriver que le traitement des données personnelles soit indispensable pour que nous puissions établir, faire valoir ou défendre des droits en justice.

Si des données personnelles sont supprimées sur votre demande, nous en informerons les personnes auxquelles nous les avons fournies, toutefois cela ne s’appliquera pas au cas où une telle notification s’avérerait impossible ou comporterait des démarches techniquement trop complexes. Sur votre demande, nous vous informerons également des personnes à qui nous aurons confié vos données.

Droit à la limitation du traitement

Vous avez le droit dans certains cas de demander une restriction du traitement que nous faisons de vos données. Cela veut dire que les données personnelles seront signalées pour qu’à l’avenir elles soient utilisées uniquement avec des objectifs limités.

Le droit à cette restriction s’applique, entre autre, si vous avez demandé une rectification de vos données. Dans ce cas, vous pouvez également demander que le traitement de vos données personnelles soit limité à la procédure de vérification de leur exactitude. Vous pouvez également faire valoir votre droit si vous contestez le traitement des données fondé juridiquement sur l’équilibre des intérêts et au cas où vous voudriez qu’il soit limité à une enquête visant à déterminer qui a plus le droit de faire valoir ses raisons.

Si le traitement de vos données personnelles a été limité sur votre demande, nous en informerons les personnes auxquelles nous les avons fournies, toutefois cela ne s’appliquera pas au cas où une telle notification s’avérerait impossible ou comporterait des démarches techniquement trop complexes. Sur votre demande, nous vous informerons également des personnes à qui nous aurons confié vos données.

Droit d'opposition

Vous avez le droit de vous opposer au traitement que nous effectuons de vos données personnelles en vertu d’un équilibre des intérêts. Dans une telle éventualité, nous pourrons continuer à traiter vos données personnelles uniquement au cas où nous serions en mesure de démontrer qu’une raison impérieuse et légitime subsiste de continuer le traitement et au cas où cette raison prévaudrait sur vos intérêts. Nous pouvons également continuer à traiter vos données personnelles afin de déterminer, exercer ou défendre un droit en justice.

Si vos données personnelles sont traitées dans le cadre du marketing direct, vous aurez toujours le droit de vous opposer à n’importe quel moment à ce type de traitement. Par le marketing direct on entend tout type de mesure de commercialisation : par la poste, courrier électronique et sms, par ex. Si vous vous opposez au marketing direct, nous arrêterons de traiter vos données à cette fin.

Droit à la portabilité des données

Si vous nous avez fourni des données personnelles, vous avez le droit dans certaines conditions de les recevoir et de les transférer à un autre responsable du traitement. Afin que vous puissiez exercer votre droit à la portabilité des données, votre demande doit se référer aux données que vous nous avez fournies et que nous traitons suite à votre consentement ou dans le cadre de l’exécution du contrat. Le droit à la portabilité ne peut donc pas être exercé sur les données qui sont traitées en raison de l’équilibre des intérêts ou d’une obligation légale.

Réclamation

Si vous vous apercevez que le traitement de vos données personnelles viole la législation en vigueur, vous avez le droit d’envoyer une réclamation à Frilans France ou aux autorités chargées de la protection des données.

Changements dans la politique de confidentialité

Au besoin, Invoicery France se réserve le droit de changer et de mettre à jour sa politique de confidentialité. La version la plus récente de notre politique de confidentialité sera toujours publiée sur notre site internet. En cas de changements critiques concernant le traitement des données personnelles, vous serez, en tant que travailleur indépendant, informé de cela par courrier électronique bien avant que les mises à jour en question entrent en vigueur.

À propos des cookies

Un cookie est un fichier texte de petite taille, composé de lettres et de chiffres et enregistré sur votre navigateur ou unité lorsque vous visitez notre site web www.invoicery.fr. Les cookies sont utilisés pour améliorer votre expérience d’utilisateur et pour analyser la manière dont vous utilisez nos services. Nous utilisons des cookies afin de pouvoir vous adresser du matériel publicitaire.

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Coordonnées du responsable du traitement et du délégué à la protection des données

Responsable du traitement :

Invoicery France
Le Mona Lisa B - 100 Promenade de la Plage
06800 Cagnes sur Mer

SIRET : 81 17 35 208 00027

Courrier électronique : info@invoicery.fr

Délégué à la protection des données :

Notre délégué à la protection des données (data protection officer) vérifie notre conformité à la législation en vigueur et s’assure que nous traitons vos données personnelles de manière correcte. Si vous souhaitez contacter notre délégué à la protection des données, nous vous prions d’écrire à